今さら聞けないビジネスメールの書き出し・締めを紹介します
社会人になってもうすぐ15年、未だによくビジネスメールの書き方が分かっていない、こんな方もいらっしゃるのではないでしょうか。何年会社にいたって、ビジネスメールの書き方はいつだって小難しいものですし、いつだって肌感覚。そんなものです。ここでは今更聞けないビジネスメールの書き出しと締めの言葉をいくつかご紹介しておきます。
社外あては2段階の丁寧さで！
まず会社の外に向けたビジネスメールの書き出しについてです。基本的に社内よりもフォーマルに行くべきですが、このフォーマルさにも二段階必要です。
普段は、書き出しとしては
・お世話になっております
・平素より大変お世話になっております
などを書き出しておくと良いでしょう。もう少し季節感を出したり、奥ゆかしさを出しても良さそうであれば、ちょっとした季節のキーワードなどをちりばめるのもありですね。
これから冬シーズンですが、冬シーズンであれば
・平素より大変お世話になっております。寒い日々が続いておりますが、皆様お変わりありませんか。
もしくは
・お世話になっております。寒さの厳しき折、いかがお過ごしでしょうか。
のように、少し古い表現でもフォーマルさが伝わってよろしいでしょう。
初めての相手に出すメールの書き出しは？
さて、初めての相手にメールを差し出す場合、まだお世話になっているわけではないのですから、お世話になっておりますというのは少しおかしい表現となってしまいます。そこでいろいろと工夫を凝らして、このような形でメールを送ると良いでしょう。
・初めてご連絡差し上げます。私、〇〇の〇〇と申します。お世話になります。XXの▲▲の件で（もしくは、■■様からのご紹介にて）ご連絡をさせていただきました。
にしておくと、自分がどこの誰であるかということ、そして怪しいものではないこと、さらに「初めてのメールだが用件があって連絡をしていること」が分かってもらえます。
突然のご連絡をお許しください、のみだとどうしても最近は迷惑メールの一種と思われてしまう可能性もあるので、できる限り初めてのメールの際には書き出しの冒頭で固有名詞を織り交ぜておくようにした方が良いでしょう。
こうすることで相手先も日々受信する数多くのEメールの中にあなたからのEメールを埋もれさせずにすみます。
締めにもバリエーションを
書き出しに迷うのであれば必ず締めにも迷うものですが、締めは基本的にいくつかのパターンを覚えておきさえすれば大丈夫です。
・何卒よろしくお願い申し上げます
・今後ともよろしくお願い申し上げます
・引き続きよろしくお願い申し上げます
の基本パターンに加えて、相手からの回答が欲しい場合には上記の直前に
・ご教示いただければ幸いです
・大変お手数ではございますが、〇〇迄にご回答を頂戴いたしたくご連絡申し上げます
を入れておけばOKです。
また、
・まずは～～まで
は、場合によっては適切でないケースもありますし、上から目線と捉える方もいるので避けたほうが無難でしょう。この場合は
・まずは～～の件、ご報告申し上げます
くらいにしておきましょう。
まとめ
ビジネスメールの書き出しや締めですが、多くの方がなんとなく肌感覚で書いていらっしゃいます。
ある程度形が整っていれば、ある程度約束された未来へ誘ってくれるビジネスメールの書き出しや文末の締め。是非ご活用ください。