これで恥ずかしくない！上司に使えるビジネス文例集
綺麗に使いたい！ビジネス文例集
敬語を使うのって難しい…適当に使ってみてはいるけど、実際正しいのか分からない…という人も多いのではないでしょうか？
ビジネスでは正しい敬語を使っていないと恥をかいてしまうこともあります。
職場で恥をかかないようにするためにも、上司に使えるビジネス文例を紹介します。敬語を綺麗に使いこなせるようにしましょう！
社内向け文例
ビジネスのシーンでよく使われる敬語を見ていきましょう。
まずは、社内で交わされる敬語を例にして紹介します。
着任の挨拶メール文例
着任の挨拶メールは、内示が出たらすぐに送るようにしましょう。すぐに挨拶メールを送信することで、印象がかなり変わってくるものです。
送る内容としては、「これからお世話になります」という気持ちや、「頑張る」という意欲が伝わるようなものにします。転勤などで勤務地が変わる際には、その場所にちなんだエピソードなどを入れるのもおすすめです。
文章の内容としては、敬意が伝わるような文面を心掛け、宛名は正式名称を記載するようにします。丁寧な文章で、へりくだり謙虚な姿勢を見せることが大事です。
【文例】
件名：着任のご挨拶
〇〇（役職）
お世話になっております。
〇月〇日付で▲▲より△△に異動となる（名前）です。
宜しくお願いいたします。
▲▲では、〇〇を担当しておりました。
△△におきましても、〇〇（役職）をはじめ、皆さまのお役に立てるよう、これまで以上に努力する所存です。
新しい職場に慣れるまでは何かとご迷惑をおかけしてしまうこともあるかと思いますが、
どうぞよろしくご指導、ご鞭撻のほどお願い致します。
取り急ぎ、メールでのご挨拶を申し上げます。
署名
・連絡先
・新部署
・肩書などを入れる
アドバイスをもらった時のお礼メール
上司の方にアドバイスをもらった場合には、その後の進捗や結果などを報告しないと失礼にあたります。お礼と一緒に、どんな結果になったのか、これからの抱負や意気込みなども一緒に伝えると感謝の気持ちが伝わりやすくなります。
【文例】
件名：ご助言のお礼
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
先ほどはお忙しい中、貴重なお時間を頂きまして誠にありがとうございました。
〇〇部長のご助言を頂き、非常に助かりました。
早速、〇〇部長から頂いたご助言を実践すべく、
目の前の業務に取り組んで参ります。
これからも何かとご助言を仰ぐことがあるかと存じますが、
どうぞよろしくお願い致します。
心より感謝申し上げます。
上司におごってもらった時のお礼メールの文例
上司におごってもらった時に送るメールは、次に顔を合わせる前に送っておく必要があります。おごってもらった当日、上司と解散した後すぐに送るのがベストです。最低でも出社前までには送るようにしましょう。顔を合わせてしまってからでは意味がなくなってしまいますし、印象も悪くなってしまう可能性もあります。
内容は、お店や料理の感想なども伝えるようにしましょう。さらに、おごってもらったことだけでなく、これからの仕事への意気込みなども添えて送ります。
【文例】
◯◯部長
お疲れ様です。◯◯です。
本日は、たいへん美味しいお食事をご馳走になり、
誠にありがとうございました。
また、仕事についても大変興味深いお話をを伺うこともでき、とても勉強になりました。
今後ともご指導賜りますようよろしくお願いします。
本日は本当にありがとうございました。
（署名）
社内での回覧を依頼する時の文例
社内で回覧を依頼するときは、簡潔に分かりやすい内容にする必要があります。メールではどんな用件なのかをまず説明し、その後に詳細を記載するようにしましょう。
そして、仕事と言えども依頼をするということは相手に手間をかけてしまうということになります。手間をかけさせて申し訳ないという気持ちの伝わる文章も、最後に一文付け加えるといいでしょう。
【文例】
件名：〇〇の回覧の依頼について
〇〇部 〇〇部長
お疲れ様です。△△部の△△です。
来月〇日に開催される◇◇について、
回覧をお願いしたくご連絡いたしました。
内容については〇〇を参考に作成しております。
詳細は別添のファイルをご確認ください。
お手数をおかけしますが、宜しくお願い申し上げます。
（署名）
社外向け文例
ビジネスメールは、社内だけでなくもちろん社外に送る機会もあります。
社外向けではどんなメールの内容にすればいいのか、文例を紹介します。
「初めまして」の挨拶文例
新しい取引先など、初めての相手にメールを送る場合には、「内容」と「送信者」を件名に入れておくようにします。また、「初めまして」という言葉は使ってしまいがちですがこれはＮＧです。その理由としては、「初めまして」という文章を入れてしまうと、メールソフトがスパムと判断してしまう可能性が高まるからです。そして、何を伝えたいのか用件が一目で分かるように、分かりやすい文章にするように心掛けましょう。
【文例】
件名：〇〇の件【△△会社△△ 部△△】
〇〇株式会社 〇〇部 御中
初めてご連絡させていただきます、△△会社△△ 部の△△と申します。
▲▲様からのご紹介で、今回ご連絡いたしました。
今回は、〇〇のご案内でご連絡させていただきました。
弊社は、〇〇などを提供しております。
貴社の〇〇できっとお役立ちするかと思います。
大変お手数ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
何卒宜しくお願いいたします。
—————————————
（署名）
△△会社△△部
TEL：
メール：abc@xxx.co.jp
担当：△△
何かを依頼する時のメール文例
社外向けに、何かを依頼するメールを送るときには丁寧で、なおかつ礼儀正しさが伝わるような文面にする必要があります。依頼をするのですから、相手に快く引き受けてもらわなければいけません。相手を不快にさせるような文面は避けるようにしましょう。また、依頼内容は相手がすぐに理解できるように分かりやすく記載します。遠まわしな表現などは避けるようにしましょう。
ここでは、見積もりを依頼する際のメールの文例について紹介します。
【文例】
件名：〇〇お見積りのご依頼
〇〇株式会社〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。
〇〇のお見積りをご依頼したく、ご連絡致しました。
お忙しいところ恐れ入りますが、
〇月〇日（〇）までにご送付いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
（署名）
催促の時に使えるメール文例
社外の取引先などに依頼をしたけれど返答が無い場合など、催促の時に送るメールは気が重いですよね。催促メールを送る時には、次のようなポイントに気を付けるようにしましょう。
・自分がいつ何を依頼したのか
・相手に何をしてもらいたいのか
・期日
・相手を気遣う言葉
何を催促しているのか、また催促だけだと印象が悪くなることもあるので、「恐れ入ります」など相手を気遣うことばなどを入れるようにしましょう。
件名：【再送】〇〇のお願い
〇〇株式会社〇〇 様
いつもお世話になっております。△△会社△△でございます。
さて、◯月×日にメールにて送付しておりました〇〇の件、その後いかがでしょうか。
お忙しいところ大変失礼とは存じますが、確認のため連絡いたしました。
念のため内容を再送させていただきますので、ご確認をお願いします。
なお、ご多用中のところ大変恐縮ですが、〇月×日までにご返答をいただければ幸いです。
たびたび申し訳ありませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
日程調整の文例
日程調整を依頼する場合には、予定を変更させてしまったことに対するお詫びの文章を入れましょう。そして、次の候補日などをいくつか提案するようにします。日程調整は、メールを何往復もさせると失礼にあたりますので、なるべく短く済ませたいものです。相手にいくつかの選択肢を与えながら、失礼のないようなメールを送るようにしましょう。
【文例】
件名：〇〇の日程について
〇〇株式会社〇〇様
いつもお世話になっております。
△△会社△△です。
ご連絡いただいた打ち合わせの日程についてですが、〇日はあいにく別件の打合せがあります。
ご多忙とは存じますが、〇日または〇日ではいかがでしょうか。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
（署名）
コレはNG！使うと地雷なビジネス敬語とは？
普段何気なく使っている言葉でも、ビジネス敬語としてはNGであるものもあります。
使ってしまわないようにするために参考にしてください。
「〇〇部長様」「〇〇社長様」など役職＋様はNG！
良く使ってしまいがちな表現に「〇〇部長様」「〇〇社長様」などがあります。しかし、この表現は実はNGなんです！
そもそも、社長や部長などの役職は敬称にあたります。そこにさらに「様」をつけることで、二重敬語になってしまうからです。様をつけて丁寧にしたい場合には、「部長〇〇様」などと表現するようにしましょう。
もしもし
電話で「もしもし」というのは意識せずに使ってしまう言葉だと思います。しかし、ビジネスシーンではこれはＮＧなんです。
「もしもし」というのは、「物申す」という語源からきています。これは、上から目線な印象になってしまうんです。ビジネスの場面では使わないようにしましょう。
よろしかったでしょうか？
「よろしかったでしょうか？」という表現も何気なくつかってしまいがちですが、実はこれは敬語ではありません。「よろしかったでしょうか」という表現は、「よい」という丁寧語を過去形にしているだけです。過去のことではないのに、過去形を使っているのは間違いになってしまいます。ついつい口から出てしまいやすい言葉ですが、注意するようにしましょう。
了解しました
「了解しました」という言葉も敬語だと思って使っている人が多いと思いますが、「了解」というのは、目上の人が目下の人に許可を与える時に使われるのが本来の意味です。目上の人に使う言葉としては間違っていますので使わないようにしましょう。
上司に対しては「承知いたしました」などという表現を使うようにするといいですね。
なるほど
「なるほど」という表現は、相手に同調したときなどに使われることが多いですが、これも敬語ではありません。相手の言葉を評価したり、目上の人が目下の人に許可を与える時に良く使われる表現なので、上司に使うのには適していません。
ついつい口から出てしまいがちですが、注意するようにしましょう。
二重敬語
敬語を使おうと思って丁寧な言葉遣いをしていると、ついつい二重敬語になってしまうことも多いです。「御覧になられましたか？」「お召し上がりになられますか？」などはよく言ってしまいがちですが、御覧になる+られるという尊敬語が二重にくっついている状態になります。
二重敬語は敬語を組み合わせすぎてまわりくどく、かえって訳が分からなくなってしまうこともあります。敬語は正しく使うようにしましょう。
【コラム】上司のことを何と言う？
役職のついている人のことを「上司」と言いますが、上司のことを何と呼んでいるでしょうか？
例えば「〇〇支店長さん」や「〇〇課長さん」などと呼んでいる人も実際多いのではないでしょうか。
しかし、「支店長」「課長」などというのは役職名であり、「さん」をつけて呼ぶのは間違いなんです。また、役職名をつけずに「〇〇さん」と名前を呼ぶのもNGです。
役職のついている上司を呼ぶ時には、名前で呼ぶのではなく「〇〇支店長」「〇〇課長」などと呼ぶようにするのが正しいマナーなんです。役職名がもともと敬称になっていますので、余計な敬称をさらに付け加えないように注意しましょう。
まとめ
上司に使えるビジネス文例について紹介しました。
ビジネスでは、敬語を使う場面がとても多いですが、正しく使えていない人も多いというのが現状です。
日頃普通に使っている敬語が間違っていると、仕事で恥ずかしい思いをしてしまうなんてことになりかねません。正しい敬語を意識して使うことで、ステキなビジネスマンに近づくことができます。
正しい敬語をマスターできるように頑張りましょう！